La prima nota dello studio dentistico
Se hai scelto Spaziodentista ed in particolare il servizio Full Assistance, grazie al quale seguiremo il tuo studio per l’assistenza fiscale, amministrativa, societaria e per tutti gli adempimenti dello studio dentistico ti servirà sapere cos’è la prima nota dello studio dentistico, perché ti aiuterà a tenere sotto controllo le spese e i contanti in cassa, inoltre il tuo commercialista ne avrà bisogno per tenere la tua contabilità.
Indice
- Cos'è la prima nota
- A cosa serve la prima nota?
- Come si fa la prima nota dello studio dentistico
- I consigli del commercialista di Spaziodentista
La prima nota contabile è uno strumento fondamentale per la corretta gestione e registrazione delle transazioni finanziarie dello studio dentistico. È un documento contabile che elenca in maniera sistematica tutte le operazioni economiche effettuate, consentendo di tenere traccia dei flussi di denaro e di monitorare l’andamento finanziario dello studio nel corso del tempo. In questo articolo, esploreremo cos’è la prima nota, perché è importante predisporla, come compilarla correttamente e con quale frequenza inviarla al commercialista.
Cos’è la prima nota
La prima nota è un registro che raccoglie in modo cronologico tutte le entrate e le uscite dello studio. Tutte le transazioni finanziarie, l’incasso di compensi professionali o il pagamento di fornitori, vengono annotate nella prima nota. Per transazioni finanziarie si intendono tutte le riscossioni ed i pagamenti in qualunque modalità: contanti, strumenti bancari, carte di credito. I movimenti bancari sono già riscontrabili negli estratti conto periodici della banca e pertanto in molti studi dentistici la prima nota riguarda esclusivamente la registrazione dei movimenti di cassa. Si parla di prima nota di cassa. Questo documento permette di avere un quadro completo e dettagliato delle operazioni finanziarie, facilitando la gestione contabile e l’elaborazione dei bilanci.
La prima nota è dunque il documento originario da cui il commercialista prende i dati finanziari e li rielabora, li integra sotto l’aspetto economico, affinché si possa avere una informativa contabile dello studio adatta a permettere il controllo di gestione.
In base alle dimensioni dello studio e alla quantità delle operazioni da rilevare può anche essere divisa in due parti:
- prima nota di cassa dove si annotano le operazioni che movimentano il denaro contante
- prima nota di banca (o fuori cassa) per le altre operazioni che riguardano cambiali, fatture, assegni, ovvero per le quali non c’è stata ancora alcuna movimentazione di denaro contante.
A cosa serve la prima nota?
Un prima nota ben redatta è fondamentale per diversi motivi:
- permette un controllo accurato sulle entrate e le uscite dello studio dentistico. La prima nota è in grado di fornire indicazioni sulla solidità finanziaria dello studio in quanto riesce a fornire il saldo della cassa o della banca dopo ogni operazione.
- permette di tenere una contabilità fiscale ordinata e veritiera;
- permette al consulente fiscale di fiducia di risalire a tutte le informazioni necessarie per un efficace controllo di gestione.
Come si fa la prima nota dello studio dentistico
La prima nota non è un documento obbligatorio ai fini fiscali pertanto non esiste una forma predefinita per legge in cui questo documento deve presentarsi. E’ possibile infatti rilevare i movimenti di prima nota mediante una tabella su fogli Excel preimpostati, o su moduli cartacei prestampati oppure usando software gestionali di fatturazione.
In ogni riga della tabella verranno inseriti i dati di una movimentazione finanziaria. Le informazioni da inserire nella tabella sono le seguenti:
- data dell’operazione
- descrizione dell’operazione
- importo dell’operazione
- riferimento del documento fiscale
- il saldo della cassa / banca dopo l’operazione
Vediamo un esempio di prima nota:
cassa | banca | |||||
data | descrizione | rif. doc. | entrate | uscite | entrate | uscite |
31/01/2023 | pagamento dott. Mario Rossi | fattura 12 | – | 840,00€ | ||
5/02/2023 | incasso sig. Maria Tizi | fattura 1253 | 3.500,00€ | – |
Le operazioni più frequenti di uno studio dentistico da registrare nella prima nota sono:
- l’incasso di un compenso relativo all’emissione di una fattura;
- il pagamento di una fattura di acquisto;
- il pagamento di canoni di locazione, di leasing mobiliari, di bolli;
- il versamento o il prelievo dalla banca;
- il pagamento delle fatture dei collaboratori a partita Iva;
- il pagamento dei dipendenti.
Dopo che è stata compilata la prima nota, il cliente dovrà consegnare in maniera periodica (mensile o trimestrale) la documentazione al commercialista, in modo da permettere a quest’ultimo di integrare il documento con le altre operazioni di gestione avute nel periodo oggetto di rendicontazione.
I consigli del commercialista di Spaziodentista
Abbiamo visto come una corretta gestione della prima nota sia un tassello fondamentale per un controllo di gestione dello studio dentistico. Ciò significa che la prima nota, se correttamente tenuta, è uno strumento utile non solo al commercialista per i propri adempimenti fiscali ma anche e soprattutto ai titolari dello studio dentistico i quali possono monitorare la gestione delle risorse.
Una prima nota aggiornata è uno strumento per monitorare la liquidità dello studio.
Soltanto con una saldo cassa aggiornato è possibile tenere sotto controllo la liquidità dello studio. Il saldo cassa deve sempre essere positivo o nullo. Non dimenticatevi delle ultime novità normative che limitano molto l’incasso dei compensi per cassa e non rendono deducibili alcuni pagamenti per cassa.
Dal 2020 possono essere portate in detrazione solo le spese sanitarie sostenute con strumenti di pagamento tracciabili (ad esempio assegno, POS, bonifico bancario). Altro limite all’utilizzo dei contanti riguarda il pagamento degli stipendi dei dipendenti. L’articolo 1, comma 910, della legge 205/2017 ha introdotto l’obbligo di corrispondere la retribuzione del dipendente e il compenso dei co.co.co attraverso mezzi di pagamento tracciabili.
Un prima nota aggiornata è un strumento per il controllo delle risorse finanziarie dello studio. In altri termini conoscere esattamente lo stato finanziario dello studio dentistico in tempo reale consente di programmare nel futuro anche uscite straordinarie quali ad esempio l’acquisizione di nuovi beni strumentali.
Facciamo un esempio: Lo studio dentistico deve acquistare uno scanner intraorale. Con quali modalità intende pagare la fattura del fornitore? La gestione ordinaria delle risorse finanziarie dello studio consente un pagamento immediato o con minima dilazione? oppure è prudente scegliere una modalità di pagamento diluita nel tempo ricorrendo a soluzioni quali leasing finanziario o finanziamenti bancari? |
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