La segreteria dello studio dentistico
Come organizzare uno studio dentistico? Se sei un dentista e sei il titolare di uno studio con collaboratori ti sarai chiesto mille volte come organizzare in modo efficiente il tuo studio. Se sei interessato all’argomento oggi trattiamo La segreteria dello studio odontoiatrico.
La segreteria di uno studio dentistico rappresenta, insieme a reception e sala d’attesa, il primo biglietto da visita che il dentista offre al paziente.
In particolare negli ultimi anni sono sempre più frequenti corsi, seminari ed approfondimenti sulla gestione dell’attività della segreteria e del suo rapporto con pazienti.
La segreteria non si occupa solamente dell’attività di accoglimento della clientela, ma anche di una serie di attività fondamentali che richiedono professionalità ed esperienza.
Ai fini di una corretta organizzazione dello studio dentistico le mansioni svolte principalmente dalla segreteria sono l’ottimizzazione degli appuntamenti della clientela, la costante comunicazione con il cliente, ed una gestione amministrativa e contabile adeguata.
Per eseguire tali operazioni, è importante al giorno d’oggi saper distinguere tra attività di segreteria svolta alla reception ed attività di back office.
In particolare, il front office deve saper garantire l’accettazione dei pazienti nel rispetto della privacy e riservatezza dei dati sensibili.
L’attività di back office comprende attività come la discussione dei preventivi, piani di pagamento, contabilità e amministrazione e deve avere una massima riservatezza.
Sarebbe opportuno che queste due tipologie di attività siano svolte in ambienti separati ed allo stesso tempo comunicanti, ma non sempre ciò è possibile per le dimensioni degli studi dentistici.
Le osservazioni sopra citate sono di carattere generale e si può affermare che non esiste una regola che sia valida per tutti gli studi in merito alla corretta collocazione dell’attività di segreteria.
Ad esempio, il Dottore che esegue principalmente prestazioni di ortodonzia, non ha un accesso continuo da parte dei pazienti al back office e pertanto non necessitano che il front office sia collegato al back office, a differenza dei Dottori che eseguono principalmente operazioni di igiene dentale ed altre prestazioni veloci.
In conclusione, si può affermare che è difficile definire le tipologie di ambiente precise che possono valere per ogni studio odontoiatrico perché l’elemento della personalizzazione rende ogni studio unico e caratterizzato dalle specifiche esigenze del cliente.
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